Důležitost zpětné vazby pro udržení zaměstnanců – 3. část: Co můžete udělat pro to, aby zpětná vazba fungovala

Dnes se zaměříme na to, jak můžete zkvalitnit poskytování a přijímání zpětné vazby ve Vaší firmě a ovlivnit tím své lidi, aby měli chuť ve firmě zůstat. Vítejte u poslední části seriálu „Důležitost zpětné vazby pro udržení zaměstnanců”.

V minulých dílech – „Co říkají zaměstnanecké průzkumy?” a „Kvalita zpětné vazby dle výstupů z „třistašedesátek” a zkušenosti z Development center” jsme ukázali, že pravidelná a konstruktivní zpětná vazba je důležitá nejen pro firmu a podřízené, kteří často říkají: „Já potřebuji zpětnou vazbu.”, ale také pro samotného manažera, pro kterého je to nástroj, jak může lidi řídit, posouvat a jak může i on „dodat” dobrý výkon.

Zpětná vazba je těžká disciplína

Zpětná vazba je náročná pro příjemce i poskytovatele. To je dobré vědět, pracovat s tím a nepopírat to. Je to disciplína, se kterou všichni bojujeme,  a to i v případech, kdy jsme na poskytování zpětné vazby vyškoleni.

Jak na ní a co funguje?

1. Zaimplementujte zpětnou vazbu do firemní kultury

Obecně skvěle funguje, pokud se podaří zpětnou vazbu implementovat do firemní kultury. Pokud se ve firmě chyby neodpouští tak asi nelze očekávat, že budou podřízení zpětnou vazbu dobře přijímat a ani manažerům se nebude dobře dávat.

Začněte budovat firemní kulturu, kde je zpětná vazba normální a přirozená. Je úplně přirozená věc, říkat si o zpětnou vazbu, zajímat se o názor ostatních. Začněte od nejvyšších manažerů. Nemá smysl učit nižší a střední management dávat zpětnou vazbu, když sami od vyššího vedení kvalitní zpětnou vazbu nikdy nedostali. Vždycky je dobré začínat zeshora.

2. Vytvořte prostor pro chyby

Uvědomte si, že nikdo není bezchybný a perfektní, ani manažer. Chyba je naprosto přirozená součást učení. Mgr. Barbora Daňková, jednatelka TCC online, říká: „To, že se člověku něco nepovede je vlastně strašně fajn, protože již příště ví, že tudy ne, že tudy cesta nevede. Skutečnost, že si člověk chybu uvědomí a nedostane hned přes prsty, ale diskutuje se o ní, ho posouvá dál.”

3. Ukotvěte to, co člověk dělá dobře

Většina lidí vnímá zpětnou vazbu jako kritiku a říkají si např.: „Musím ho zkritizovat.” a nebo „Musím ho nějak pochválit, pohladit.”, „Je fajn, dobře pracuje, chci, aby v mém týmu zůstal, no tak ho musím nějak opečovat.” Obě tyto polohy může zpětná vazba dávat, ale zásadní jsou dva cíle zpětné vazby, a to ukotvit to, co člověk dělá dobře a vyhnout se problému příště.

Mgr. Barbora Daňková dodává: „Jestliže zaměstnanci nadřízený neřekne, že něco udělal správně, tak hrozí, že zaměstnanec příště zkusí něco jiného. Tzn. ukotvěte zpětnou vazbou to, co lidé udělali dobře, aby to příště zase udělali dobře.”

Druhým hlavním cílem zpětné vazby je snaha o to, aby se problém v budoucnu již neopakoval. Je dobré otevřeně říct, že se něco nepovedlo a k čemu to vedlo, popsat problém a vysvětlit ho. Vysvětlení, skutečnost, zda zaměstnanec chápe o co manažerovi jde, je klíčová pro přijetí zpětné vazby.

„Pojďme spolu vymyslet, jak to udělat příště, aby to bylo lepší, aby to vedlo k lepšímu výsledku.” „Jak to uděláme?” „Co k tomu potřebuješ?” To jsou otázky, které by měly být součástí zpětné vazby. Dochází tak k hledání cesty, jak to příště udělat lépe a v tom se i samotní manažeři cítí dobře. Již to pro ně není tak těžké a je to příjemnější také pro samotné příjemce zpětné vazby.

4. Podporujte manažery v nástrojích

Zpětná vazba by měla být pro člověka spíš podporou a pomocí než kritikou a manažeři by měli mít k dispozici odpovídající nástroje pro pravidelné hodnocení a poskytování zpětné vazby. Jedním z klasických nástrojů je 360° zpětná vazba. Její komplexnost a možnost podívat se na člověka ze všech možných úhlů pohledu je nepřekonatelná. „Třistašedeskátka” bývá v nějaké podobě jedním z častěji využívaných nástrojů ve firmách.

K dispozici ale máme i moderní online nástroje pro poskytování okamžité a průběžné zpětné vazby, která je sledovatelná v čase. Mnohdy se ukazuje, že ta nejúčinnější zpětná vazba je ta bezprostřední, okamžitá.

Když manažer vidí, že se něco nedaří, je lepší to řešit hned, protože jinak to může přerůst ve větší problém. Mgr. Barbora Daňková říká: „Někdy máme tendenci přejít bez povšimnutí, že se něco nepovedlo a doufat, že se to příště povede. Ale ono to příště zase není dobré a manažera to začne štvát a pak to opět není dobré a manažer už je naštvaný a dává zpětnou vazbu v kontextu silné emoce.”

Je dobré mít kromě klasické „třistašedesátky” k dispozici i nástroje, které manažerům umožní jednoduše poskytnout bezprostřední zpětnou vazbu, která pro ně může být někdy nepříjemná. Nástrojem, který v této souvislosti může být opravdu užitečný je Perfeed.

Perfeed umožňuje poskytovat a přijímat okamžitou zpětnou vazbu, která je jednoduše sledovatelná v čase a lze ji navíc vyhodnocovat. Manažeři často v souvislosti s chybějící zpětnou vazbou argumentují: „Já na to nemám čas, jdu z jednání na jednání, třeba i vím, že se něco nepovedlo, ale než si s tím člověkem sednu, než se potkáme, tak uběhne několik dnů a pak už to není tak důležité a na ročním pohovoru si na to už vůbec nevzpomenu.”

A právě tady může pomoci Perfeed. Bezprostředně poté, co nastane určitá situace, ihned po prezentaci či meetingu, v návaznosti na určitou akci/projekt můžete poskytnout či přijmout zpětnou vazbu prostřednictvím tohoto moderního online nástroje kdykoli a kdekoli, stačí připojení na Internet.

Perfeed je také velmi užitečný např. pro manažery, kteří mají podřízené „rozprchlé” na projektech. I když se s podřízenými potkávají pouze jednou za čas, mohou snadno vyhodnocovat zpětné vazby, které zaměstnanec v průběhu nějaké doby obdrží od ostatních.

Perfeed navíc pomáhá odbourat sociální náročnost zpětné vazby ve smyslu, „Když mluvím z očí do očí, tak je to pro mě těžké, řeknu to nevhodně a už to nevrátím.” Když člověk zpětnou vazbu napíše, může se na to ještě znovu podívat jestli ta formulace je dobrá/vhodná/adekvátní může zpětnou vazbu formulovat lépe.

5. Trénujte a rozvíjejte

Podporujte manažery v rozvoji dovedností a trénujte je. Jen dejte pozor na to, že: „Vědět jak, ještě neznamená, dělat to dobře.” Je potřeba si dovednosti zkoušet, trénovat.

Hezký způsob je např. spojení manažerů do nějakých triád, jeden je podřízený, jeden nadřízený, další se jen se dívá. Při takovém tréninku se manažeři učí vzájemně a naučí se více než pokud jim jen řekneme, jak to co mají dělat. Znalost sama o sobě nebývá dostačující.

Podpořte manažery v poskytování zpětné vazby a vytvořte jim pro efektivní a konstruktivní zpětnou vazbu podmínky. Budou-li Vaši manažeři v poskytování zpětné vazby zdatní, pomůže Vám to udržet si ty opravdu dobré zaměstnance a vyhrajete nad fluktuací.

Zajímá Vás zpětná vazba více?

Neváhejte a kontaktujte nás na info@tcconline.cz nebo volejte 732 350 799. Rádi Vám představíme naše nástroje pro efektivní poskytování zpětné vazby. Řekněte nám, s čím se potýkáte právě ve Vaší společnosti a najdeme společně cestu, jak to vyřešit.

Bonusové materiály

Záznam celé přednášky „Důležitost zpětné vazby pro udržení zaměstnanců” v podání Barbory Daňkové na konferenci, kterou pořádal magazín OnBusiness.cz a BraveShow tv 11. 10. 2018 v How2base HALL můžete shlédnout na našem YouTube kanále.